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23. Mai 2024Einführung der Elektronischen Rechnungen 2025
Was Unternehmen wissen müssen
Überblick
Die Digitalisierung der Rechnungsstellung ist ein bedeutender Schritt für Unternehmen jeder Größe. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Ausstellung und der Empfang elektronischer Rechnungen für alle inländischen Unternehmer verpflichtend.
Diese Änderung bringt sowohl Herausforderungen als auch Chancen mit sich. Hier erfahren Sie, was Sie darüber wissen müssen und wie Sie sich optimal vorbereiten können.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Im allgemeinen Sprachgebrauch gilt eine Rechnung als "elektronisch", wenn sie im PDF-Format vorliegt. Laut EU-Recht muss eine elektronische Rechnung jedoch in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt werden, um ihre automatische und elektronische Verarbeitung zu ermöglichen.
In Deutschland haben sich die Formate ZUGFeRD und XRechnung etabliert, die beide diese Anforderungen erfüllen
ZUGFeRD und XRechnung
ZUGFeRD
Dieses Format kombiniert eine visuelle Darstellung im PDF/A-3-Format mit eingebetteten XML-Daten, die für die automatische Verarbeitung genutzt werden können. Der Vorteil von ZUGFeRD liegt in seiner Flexibilität: Rechnungen können sowohl von Unternehmen mit fortschrittlichen IT-Systemen als auch von solchen mit einfacheren Systemen verarbeitet werden.
XRechnung
Dieses Format ist ein reines XML-Format, das speziell für den Austausch strukturierter Daten entwickelt wurde. XRechnung erfüllt die Anforderungen der E-Rechnungsverordnung und ist besonders bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland vorgeschrieben.
Gesetzliche Anforderungen und Zeitrahmen
Zeitrahmen
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber klare Vorgaben geschaffen.
Ab 2025 müssen alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern elektronisch ausgestellt werden, sofern die Leistungen im Inland steuerbar und steuerpflichtig sind. Ausnahmen gelten für Unternehmen, die nur steuerfreie Leistungen ohne Vorsteuerabzugsrecht erbringen.
Übergangsregelungen
Für Rechnungen der Jahre 2025 bis 2026 können diese noch bis Ende 2026 auf Papier oder in einem nicht strukturierten elektronischen Format (wie PDF) übermittelt werden, solange der Empfänger zustimmt.
Ab 2027 gelten ähnliche Regelungen für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz unter 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr
Pflicht zur Entgegennahme elektronischer Rechnungen
Ein wichtiger Hinweis: Die oben genannten Regelungen betreffen den Versand von elektronischen Rechnungen. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Entgegennahme einer elektronischen Rechnung für alle inländischen Unternehmer verpflichtend sein. Die Möglichkeit, in der Einführungsphase auch eine sonstige Rechnung (also im Papierformat, PDF oder anderen nicht strukturierten elektronischen Formaten) zu verwenden, betrifft nur die Ausstellung einer Rechnung.
Vorteile der E-Rechnung
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile:
Effizienz:
Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und reduziert Fehler.
Kostenersparnis:
Weniger Papier, Porto und Lagerungskosten.
Schnellere Zahlungen:
Kürzere Bearbeitungszeiten führen oft zu schnelleren Zahlungseingängen.
Anforderungen
an die sichere Aufbewahrung
Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, genauso wie Papierrechnungen. Die Lesbarkeit, Unversehrtheit des Inhalts und Echtheit der Herkunft müssen während des gesamten Zeitraums sichergestellt sein. Dies bedeutet, dass elektronische Rechnungen auch in elektronischer Form archiviert werden müssen.
Eine reine Speicherung als Papierausdruck genügt nicht.
Wichtige Punkte zur sicheren Aufbewahrung
Steuerliche Regelungen und Prüfungen
Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts:
Diese müssen durch technische oder organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden, wie etwa durch die Verwendung von qualifizierten elektronischen Signaturen oder durch den Einsatz von gesicherten Übertragungsverfahren, die die Integrität und Authentizität der Daten gewährleisten.
Prüfung durch die Finanzverwaltung:
Im Rahmen von Betriebsprüfungen muss die elektronische Rechnung jederzeit lesbar und prüfbar sein. Dazu gehört auch die Möglichkeit, die Daten elektronisch auszuwerten und in einem Format bereitzustellen, das den Prüfanforderungen der Finanzbehörden entspricht.
Verfahrensdokumentation
Ein weiterer wichtiger Aspekt der E-Rechnung ist die Verfahrensdokumentation. Diese beschreibt den gesamten Prozess der Rechnungsstellung und -verarbeitung und muss für die gesamte Aufbewahrungsfrist aktuell gehalten werden.
Die Dokumentation hilft, die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der Buchführung sicherzustellen.
Inhalte der Verfahrensdokumentation
Fazit
Die verpflichtende Einführung elektronischer Rechnungen ab 2025 markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung in der Geschäftswelt. Unternehmen sollten sich frühzeitig informieren und ihre Prozesse anpassen, um die Vorteile voll ausschöpfen zu können und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Die Formate ZUGFeRD und XRechnung bieten hierbei die notwendige Struktur und Sicherheit.
Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung und bereiten Sie sich optimal auf die Umstellung vor. Die Zukunft der Rechnungsstellung ist elektronisch – seien Sie bereit!
